Classement des documents

Dernière mise à jour : Janvier 2016

Principe

Un classement judicieux des fichiers électroniques contenant les documents faisant partie des dossiers de l’avocat est important pour épargner du temps, éviter la perte de documents et faciliter la conformité aux règles encadrant la tenue des dossiers des avocats et la démonstration de celle-ci.

Définition

Les documents électroniques créés par l’avocat sont enregistrés dans des fichiers. L’avocat peut décider du nom de chaque fichier. Ces fichiers peuvent être classés dans des répertoires et des sous-répertoires (ou « dossiers électroniques ») afin qu’ils soient repérables et accessibles facilement de la même façon que les documents sur support papier.

Exemple

Lorsque l’avocat enregistre un document informatique pour la première fois, il se fait habituellement demander, par le logiciel qu’il utilise, quel nom portera le fichier informatique dans lequel le document devra être enregistré.

L’avocat a aussi le choix du répertoire ou du sous-répertoire dans lequel ce fichier sera enregistré. L’avocat peut créer autant de répertoires et de sous-répertoires qu’il le juge nécessaire pour organiser ses documents de façon utile.

Utilité

Quant au nom du fichier

Il apparaît efficace que le nom d’un fichier décrive son contenu, ce qui aura pour effet de classer les divers éléments du dossier selon leur nature, comme le prévoit la réglementation concernant les normes de tenue des dossiers. Le tout a pour but que puisse être retrouvé efficacement tout élément contenu au dossier, qu’il s’agisse d’une lettre, d’une décision ou d’une procédure.

Une convention de nommage des documents devrait être mise en place afin de standardiser leur présentation et ainsi faciliter leur recherche. Une telle convention pourrait prévoir que tous les noms des fichiers comportent certains éléments clés, par exemple :

[Date du document]_[son objet]_[nom de l’émetteur]_[la version du document]

2015-04-13_Ltr dossier_Me Untel_V1

Quant au répertoire

Il peut être souhaitable pour l’avocat de créer des dossiers informatiques, tout comme il créait auparavant des dossiers papier, pour chacun des mandats qu’on lui confie.

Risques

Il est parfaitement possible de perdre un fichier sur son ordinateur! Quand l’ordinateur contient un grand volume de fichiers de tous genres, il est relativement facile de perdre un fichier s’il n’est pas nommé, classé ou indexé de façon utile ou suite à une erreur de classement.

Un autre risque non négligeable lié à un classement déficient des documents concerne la gestion des droits d’accès de ces documents (voir la section sur la protection de l’accès aux données à ce sujet.)

Meilleures pratiques

L’Inspection professionnelle rappelle souvent aux membres du Barreau lors de ses visites que les documents papier devraient idéalement être classés dans le dossier papier de façon à ce que :

  • La correspondance soit regroupée par ordre chronologique;
  • Les procédures soient aussi regroupées par ordre chronologique;
  • Les notes au dossier et la recherche soient regroupées à part; et
  • Une fiche-client, comprenant les données du client et du dossier ainsi qu’un calendrier des dates importantes du dossier, soit incluse.

Il est recommandé de créer un système de sous-répertoires informatiques distincts pour chaque client, ou pour chaque dossier si chaque client a accordé plusieurs mandats à l’avocat. On pourrait même suggérer de créer un dossier nommé « Latronche » et un sous-dossier nommé « 3e mandat ».

Un chemin d’accès et un nom de fichier évocateurs, décrivant bien ce qu’ils contiennent, épargneront, dans la plupart des cas, du temps passé à chercher des documents, tout en laissant davantage pour le travail dans le dossier.

Il est également suggéré que le nom de chaque document commence par sa date. Ainsi, les documents se classent automatiquement à l’écran en ordre chronologique, ce qui facilite la recherche.

Il est possible d’améliorer encore l’efficacité de la gestion des documents. Si le nom du fichier, le nom du répertoire qui le contient et sa date de création permettent un certain classement des documents, il est possible d’ajouter encore plus d’information concernant les documents afin d’en permettre le classement selon différents critères. Pour ce faire, les logiciels de gestion documentaire plus sophistiqués utilisent les métadonnées des documents pour affiner les recherches et l’indexation. Il sera ainsi possible d’indiquer, pour un document, quels avocats y ont travaillé, la date de la fermeture du dossier, des mots clés, les coordonnées des personnes responsables ou tout autre renseignement pertinent. Il est possible de saisir ces métadonnées dans la même fenêtre que celle où elles peuvent être consultées. Par exemple, dans le logiciel MS Word 2003 et les versions plus récentes, la consultation des propriétés (menu Fichier/Propriétés) du document donne accès aux métadonnées et permet de remplir plusieurs champs.

Quant à la correspondance par courriel, selon le du logiciel utilisé, elle peut être agrégée dans une base de données unique pour tous les courriels. Nous suggérons dans ce cas de créer, dans le logiciel de messagerie, un répertoire portant le nom du dossier visé. Lors de la fermeture du dossier, les courriels peuvent être archivés et exportés, de sorte qu’ils sont contenus dans un seul fichier distinct qui pourra être placé dans le répertoire « physique » du dossier.