Métadonnées

Dernière mise à jour : Janvier 2016

Principe

À moins de bien maîtriser les métadonnées, les avocats devraient, par précaution, purger les métadonnées des documents qu'ils acheminent électroniquement à des tiers, à moins que ces documents ne soient des éléments de preuve, qui doivent impérativement demeurer intègres.

Définition

Le terme « métadonnée » signifie « donnée à propos d'une donnée ». Le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française propose la définition suivante : « Donnée qui renseigne sur la nature de certaines autres données et qui permet ainsi leur utilisation pertinente ». Bref, il s'agit d'information relative au contexte d'un document. Les métadonnées sont généralement enchâssées dans le document électronique et ne sont pas visibles à moins d’accéder aux propriétés du document, voire d’utiliser des logiciels spéciaux.

Exemple

Sans le savoir, les gens connaissent bien les métadonnées puisqu'ils les utilisent au quotidien dans plusieurs logiciels. Par exemple, dans le logiciel Microsoft Outlook, les champs suivants constituent des métadonnées : « de », « à », « cc », « cci », « date d'envoi », « date de réception » et même l'« objet » du courriel ! En outre, un courriel contient généralement beaucoup d’informations retraçant, dans chaque serveur, le chemin parcouru de l’expéditeur au destinataire.

Un autre exemple est le logiciel Microsoft Word, qui permet d'accéder aux métadonnées à l'aide des propriétés du document (Office 2003 et précédents : Fichier > Propriétés; Office 2007 : Bouton Office > Préparer > Propriétés; Office 2013 : Fichier > Propriétés dans la colonne de droite). La majorité des champs se trouvant sous chacun des onglets constituent des métadonnées. Enfin, la date de l’enregistrement d’un texte n’apparaît pas dans le texte, mais peut être utilisée par un logiciel pour identifier la version la plus récente du texte.

Utilité

L’objectif premier des métadonnées est d’automatiser divers processus de traitement de l’information, tels que l’organisation, la recherche et la catégorisation. Certaines sont définies et inscrites automatiquement alors que d’autres peuvent être ajoutées par l’usager ou par des systèmes de gestion de l’information lors de l’enregistrement des documents. Certaines métadonnées permettent de retracer l’historique d’un document et s’avèrent ainsi nécessaires lorsque vient le temps de démontrer l’intégrité de celui-ci.

Risques

Par contre, pour l'avocat et l'administration de la justice, ces métadonnées créent des risques importants dont les avocats doivent être conscients. En effet, les métadonnées peuvent comporter des renseignements confidentiels, dont certains sont couverts par le secret professionnel.

1 |  Techniquement, le suivi des modifications, les commentaires, etc., ne sont pas des métadonnées. Dans le cadre du présent document, ils sont malgré tout considérés comme tels par souci de simplification. Afin d'en apprendre davantage, nous vous invitons à consulter la section des Ressources.Par exemple, les avocats génèrent fréquemment des documents (p. ex., contrats, procédures, etc.) qu'ils acheminent à leurs clients par courriel pour obtenir leurs commentaires. Ces documents sont ensuite retournés à l’avocat avec certains changements, commentaires ou annotations à l'aide de la fonction de suivi des modifications (Track Changes1) . Ces informations sont fréquemment couvertes par le secret professionnel ou le privilège relatif au litige. Or, après avoir seulement « masqué » les modifications susdites, ces documents sont fréquemment acheminés tels quels à la partie adverse, à ses procureurs ou à des tiers. Ainsi, dans la mesure où l'autre partie possède des connaissances informatiques minimales, il lui est possible de faire ressortir ces modifications, commentaires ou annotations et d'en prendre connaissance.

Meilleures pratiques

Il existe deux grandes façons d’éliminer ces informations, et du coup, les risques qui y sont associés : A) les supprimer à l’aide de certains outils ou B) convertir le fichier au standard PDF.

  1. Microsoft a compris ces risques et a développé un outil d’inspection et d’élimination des métadonnées, qu’elle a d’ailleurs inclus par défaut dans sa suite Office 2007 (Bouton Office > Préparer > Inspecter le document). Cet outil permet d’éliminer de nombreuses métadonnées ainsi que d’autres informations pouvant être confidentielles.
  2. Plusieurs logiciels (voir ressources) permettent d'imprimer2 les documents en format PDF. Ce processus permet de supprimer l’information pouvant être confidentielle en transformant le document modifiable en un document statique.
2 |  Attention! Il est important d’imprimer en format PDF et non d’« enregistrer sous », comme le permettent certains logiciels, dont Microsoft Office depuis son édition 2007 et Adobe Acrobat, puisque  enregistrer un document de la sorte n’élimine pas les métadonnées.

Éthique et déontologie

Notons pour terminer qu'il est légitime, voire utile, pour un avocat de prendre connaissance des métadonnées contenues au sein d'un document émanant de son client. De plus, dans la mesure où de l'information potentiellement couverte par le secret professionnel est identifiée, l'avocat doit en informer le procureur de la partie adverse. Par ailleurs, il serait négligent de se baser sur ce principe pour éviter de supprimer les métadonnées des documents puisque ceux-ci pourraient tomber entre les mains de tiers n'ayant pas l'obligation déontologique susdite incombant à l'avocat. Nous renvoyons ici le lecteur à la section sur la réception accidentelle d’informations possiblement protégées par le secret professionnel.

Ressources

Explications relatives aux métadonnées
Outil d’inspection et d’élimination des métadonnées
Outils de conversion PDF
Avis juridiques de divers barreaux concernant les métadonnées :
Histoires d'horreurs relatives aux métadonnées